Med en så viktig oppgave som er å forsyne Sverige med drikkevann, har Sydvatten en ekstra kompleks operasjon. De må være operative 24 timer i døgnet, 365 dager i året. Justeringer innen driften må gjøres i sanntid, så det er viktig å følge med på aktivitetene for å sikre 100% driftssikkerhet.
Sydvatten eies av 17 forskjellige kommuner i sørlige Sverige. Siden selskapet er kommunalt eid, kan det ikke generere overskudd, noe som gjør operasjonell kontroll og prognosearbeid enda viktigere. Med rundt hundre prosjekter og en prosjektportefølje på omtrent fire milliarder i dagens valutaverdi, er det mye å holde styr på.
"Vi finansieres gjennom gebyrer og avgifter, så det er veldig viktig for oss å alltid ha en god balanse. Vi må sørge for at vi ikke tar for høye gebyrer samtidig som vi holder et øye med våre faktiske kostnader for å stadig dekke våre utgifter. På denne måten blir prognostisering en veldig naturlig del av arbeidet vårt," forklarer Mikael Siding, prosjektcontroller.
Riktig person for riktig oppgave
Tidligere ble dette arbeidet gjort av prosjektlederen som ba om ressurser i form av en total mengde, noe som ofte kunne være svært løst estimert. Nå er dette i stedet spesifisert i timer per rolle, som igjen automatisk konverteres til kostnader. Dette har gjort prosjektlederens arbeid mer intuitivt, da de nå kun trenger å tenke i form av ressurser og timer, noe de har ekstremt god kontroll over. Deretter kan neste person i køen ta over.
Gjennom prosjektlederens data får vi både kostnader og timer per ressurs. Deretter kan vi raskt gjøre en rimelighetsvurdering og deretter sende den videre til de ansvarlige. Vi kan deretter fastslå de tiltenkte kostnadene og vurdere om vi har de nødvendige ressursene for å lykkes. Så bare ved å la prosjektlederen fylle ut timer, får vi så mye mer tilbake.
Sydvatten har også integrert sitt tidsrapporteringssystem med INSIKT, slik at prosjektlederne raskt kan se om resultatet stemmer overens med de planlagte verdiene per rolle.
