Les om hvorfor Sydvatten kaller INSIKT fra twoday for "mulighetenes system"
Sydvatten gir hver dag omtrent en million innbyggere i Skåne en avgjørende ressurs: drikkevann. Det er ikke en enkel oppgave. Derfor jobber man kontinuerlig med stabil og langsiktig planlegging. Med INSIKT optimerer SydVattn økonomisk planlegging for å redusere kapitalkostnader.
Med en så viktig oppgave som er å forsyne Sverige med drikkevann, har Sydvatten en ekstra kompleks operasjon. De må være operative 24 timer i døgnet, 365 dager i året. Justeringer innen driften må gjøres i sanntid, så det er viktig å følge med på aktivitetene for å sikre 100% driftssikkerhet.
Sydvatten eies av 17 forskjellige kommuner i sørlige Sverige. Siden selskapet er kommunalt eid, kan det ikke generere overskudd, noe som gjør operasjonell kontroll og prognosearbeid enda viktigere. Med rundt hundre prosjekter og en prosjektportefølje på omtrent fire milliarder i dagens valutaverdi, er det mye å holde styr på.
"Vi finansieres gjennom gebyrer og avgifter, så det er veldig viktig for oss å alltid ha en god balanse. Vi må sørge for at vi ikke tar for høye gebyrer samtidig som vi holder et øye med våre faktiske kostnader for å stadig dekke våre utgifter. På denne måten blir prognostisering en veldig naturlig del av arbeidet vårt," forklarer Mikael Siding, prosjektcontroller.
Viktigheten av å sikte riktig
Mikael fremhever hvor avgjørende det er å identifisere den tiltenkte funksjonen til systemet. Hvem er systemet ment å hjelpe, og hva er gevinsten?
"Siden det skal være en støtte for prosjektlederen så bør ikke fokuset være på økonomi eller mine behov, men på hvordan systemet kan hjelpe prosjektlederne. Det er de som legger inn informasjon i systemet som jeg deretter bruker, ikke omvendt," forklarer Mikael.
For å sikre at de alltid sikter riktig, gjorde Sydvatten en utrolig viktig ting: de involverte sluttbrukerne. Allerede under implementeringen var tre prosjektledere til stede for å gi tilbakemeldinger og utvikle ideer. Dette har fortsatt, og videreutviklingen av systemet starter alltid fra brukerne, som Mikael illustrerer tydelig.
"Ressursplanlegging er et veldig godt eksempel. Økonomi kan ha behov for tidsrapportering, prognoser og klarhet og kvalitet i tallene for intern tid. Imidlertid er hovedfokuset ikke på det, men hovedfokuset er å be prosjektlederne anslå ressursene de trenger. Hvor mange elektrikere trengs i løpet av en bestemt periode, og når trenger de dem? Hvor mye prosjektledertid vil du trenge å investere per måned for å nå målet ditt?"
"Hvis vi gjennom INSIKT og kontinuerlig prognostisering kan flytte et lånebehov på 150 millioner SEK innen 30 dager, kan vi spare de årlige kostnadene vi har brukt på INSIKT."
Mikael Siding, prosjektcontroller.
Riktig person for riktig oppgave
Tidligere ble dette arbeidet gjort av prosjektlederen som ba om ressurser i form av en total mengde, noe som ofte kunne være svært løst estimert. Nå er dette i stedet spesifisert i timer per rolle, som igjen automatisk konverteres til kostnader. Dette har gjort prosjektlederens arbeid mer intuitivt, da de nå kun trenger å tenke i form av ressurser og timer, noe de har ekstremt god kontroll over. Deretter kan neste person i køen ta over.
Gjennom prosjektlederens data får vi både kostnader og timer per ressurs. Deretter kan vi raskt gjøre en rimelighetsvurdering og deretter sende den videre til de ansvarlige. Vi kan deretter fastslå de tiltenkte kostnadene og vurdere om vi har de nødvendige ressursene for å lykkes. Så bare ved å la prosjektlederen fylle ut timer, får vi så mye mer tilbake.
Sydvatten har også integrert sitt tidsrapporteringssystem med INSIKT, slik at prosjektlederne raskt kan se om resultatet stemmer overens med de planlagte verdiene per rolle.
Prosjektledelse med merverdi
Samme tilnærming benyttes i Sydvattens prosjektplanlegging. Der estimerer prosjektlederne hvor mye hvert prosjekt vil koste fra start til slutt. Dette estimatet er brutt ned i aktiviteter, alt fra hvor mye arkeologi som vil være nødvendig til hvilke maskiner som må kjøpes, og når disse aktivitetene vil bli utført.
"Siden vi ber prosjektlederne se på prosjektet som helhet og deretter fordele kostnader over tid, får økonomi sine deler for finansielle rapporter. Hvis en prosjektleder legger inn verdier for et prosjekt som er estimert til å vare i fire år, har plutselig økonomi en del av prognosen eller budsjettet for disse fire årene."
Disse dataene fungerer også som grunnlag for andre deler av virksomheten, for eksempel anskaffelse av konsulenttjenester. Med prosjektledernes estimater i hånden kan de ansvarlige direkte se hva som må anskaffes i de kommende periodene, noe som ikke bare reduserer stress, men også øker effektiviteten. Det hjelper også i den avgjørende lånevirksomheten. Siden Sydvatten ikke har overskudd, blir alle prosjekter gjennomført med lånte penger. Å ta riktig lån til rett tid er noe som kan spare store summer med penger.
"Hvis vi gjennom INSIKT og løpende prognoser kan utsette et lånebehov på 150 millioner SEK i 30 dager, kan vi dekke de årlige kostnadene for INSIKT," sier Mikael med et stort smil om munnen.