Å velge riktig programvare er nøkkelen til et vellykket prosjekt, og mange av de utfordringene man møter på i prosjekter kan spores tilbake til dårlige evalueringsprosesser ved valg av programvare. Investering av tid og ressurser i prosessen ved valg av løsning kan ha virkelig gode effekter på lang sikt. Derfor vil vi hjelpe deg på veien.
Det er så klart fristende å gå rett inn i de ulike verktøyene og undersøke deres forskjellige funksjoner for bearbeiding og visualisering av data. Men før du hiver deg over evalueringen av de ulike BI-verktøyene, må du utforme et mål med ditt BI-prosjekt.
Først; sett dere mål
I den innledende fasen av en evalueringsprosess bør du ifølge analyseselskapet Barc sette deg tydelige forretningsmål. Dette for at du skal kunne måle om prosjektet er en suksess eller ikke. Et BI-verktøy er ment å komplementere de operasjonelle fagsystemene eller ERP-systemene nettopp ved å gi innsikt, besvare spørsmål om forretningen og skape beslutningsgrunnlag for endringer.
Du må kartlegge hva som er virksomhetens konkrete behov og så velge ut noen nøkkelfaktorer som er avgjørende for at din virksomhet skal lykkes med sin strategi. Slik skaffer du deg også noen retningslinjer å følge når du skal velge verktøy.
Når målene dine er satt kan du enklere peile ut hvilke BI-verktøy som møter de behovene dere har. Nedenfor har vi definert noen viktige faktorer når du skal velge BI-løsning og hvilke spørsmål du kan stille for å kartlegge om verktøyet er riktig for dere.
7 steg til valg av BI-verktøy
1. Forsikre deg om at grensesnittet er enkelt å bruke og intuitivt
Det er mange (om ikke alle) i virksomheten som vil komme til å bruke BI-løsningen deres på sikt. Da er det viktig at verktøyet er enkelt å bruke og oppleves intuitivt. Dersom verktøyet er vanskelig å bruke, har dårlig kvalitet på visualiseringene eller er vanskelig å tolke, kan det hindre at ansatte faktisk bruker verktøyet og slik kommer aldri potensialet frem heller.
Et godt måleparameter på hvorvidt et verktøy er brukervennlig nok er hvor lang tid det tar «å komme ordentlig i gang». Kreves det mye bistand? Hvordan er installasjonsprosessen? Finnes det noen klare templates man kan bruke for å komme raskt i gang? Dette er spørsmål du kan stille deg for å vurdere hvor ressurskrevende systemer du velger er.
Samtidig som at verktøyet skal være enkelt å bruke for de ansatte i bedriften, skal det også være et godt verktøy for analyseeksperter.
2. Visualiseringer
Datavisualiseringer er en viktig del av BI-verktøyene. Dette fordi visualiseringene er selve “ansiktet” til BI-løsningen, nemlig det man ser utad. Er visualiseringene enkle å bruke og støtter verktøyene den fleksibiliteten og tilpasningen dere trenger for å få god innsikt i dataene deres?
Selv om visualiseringer kanskje ikke virker så viktig når du skal velge et BI-verktøy, så er de essensielle for å få verdi ut av løsningen. Hvis dashboardene er vanskelige å lage eller å forstå, eller visualiseringene er av dårlig kvalitet, vil det være høyere terskel for å faktisk ta dem i bruk.
3. Sørg for sikkerheten i systemet
Et BI-verktøy gir deg mulighet til å lagre store mengder data i et skybasert verktøy. Men er verktøyet sikkert? Et godt BI-verktøy skal kunne vise til hvordan de holder dine data trygge i skyen.
For å kunne besvare spørsmålet om et BI-verktøy er sikkert nok må hver enkelt virksomhet se på sine behov og vurdere hvordan de best kan løses. Det som derimot er sikkert er at å flytte virksomheten sin ut i skyen er et paradigmeskifte i hvordan vi jobber, og at det nettopp er sikkerhet som gjør at du faktisk kan flytte ut i skyen.
Så når du har bestemt deg for å gå i skyen er det viktig å huske på at det til syvende og sist er du selv som kunde som sitter med det endelige ansvaret for sikkerheten på dine systemer, og da skal du være klar over truslene og scenariene du står overfor.
Vil du jobbe med data og analyse? Vi søker flere BI- og Analytics-konsulenter! Sjekk ut ledige stilliner!
4. Prising av BI-verktøy
Det er store variasjoner i pris hos de forskjellige BI-leverandørene og det lønner seg å gjøre god research på dette punktet. Det er nemlig lett å la seg friste av fine visualiseringer og lave priser, men har verktøyet de løsningene dere trenger for å dekke deres behov for analyse?
En viktig faktor er hvordan leverandøren tar seg betalt. Er det fastpris, pris per bruker, har selskapsstørrelsen noe å si? Kan man forvente vedlikeholdskostnader? Eksempelvis hvis man må betale per bruker og man er et selskap med over 500 ansatte, kan det fort bli veldig dyrt. Da bør man se etter en leverandør som tilbyr fastpris/kapasistetsprising. Sjekk også om bruk av verktøyet påvirker eller utløser annen prising, slik som serverkost.
Sørg for å få fullstendig informasjon fra leverandøren om hva som vil bli prisen slik behovet er i dag og hva den vil være dersom deres behov øker eller endrer seg. Vil leverandøren tillate deg å skalere løsningen din med en fleksibel prismodell? Går det an å skalere både opp og ned, eller bare opp? Finnes det noen tilleggsavgifter som ikke er oppført i prismodellen, men som er nødvendige for full implementering eller oppskalering av BI-rapporteringsverktøyet ditt (f.eks. maskinvare, server-bruk, testmiljø eller lignende, bruk av integrasjoner)?
Husk også at lisenspriser bare er den ene delen av regnestykket. Implementingskostnaden (og forvaltningskostnaden) må også regnes med, enten dere bruker ekstern eller intern bistand. De ulike verktøyene kan være veldig ulike på dette punktet. Ekstern bistand kan fremstå kostbar med tanke på timepris, men husk at en ekspert vil bruke kortere tid på å lage en (ofte bedre) løsning.
5. Teknologi
Mye hører under denne kategorien, men det er viktig å påpeke at teknologien som verktøyet tilbyr er en suksessfaktor. Du bør blant annet ta en vurdering av hvilke databaser BI-verktøyet støtter og hvilke integrasjoner som støttes. Kan verktøyet kobles til datavarehuset dere bruker? Kan verktøyet kobles til on-premise systemene dere bruker? Kan verktøyet kobles til andre skyløsninger dere bruker?
Vi samler mer og mer data og mange virksomheter i dag besitter store datamengder. Still derfor spørsmålet; Hvordan takler verktøyet store mengder med data? Hvor store datamengder kan man benytte? Hvor enkel er implementeringsfasen?
6. BI-leverandørens kunnskaper
Erfaring og kunnskap skal ikke undervurderes. I valg av leverandør bør du ta i betraktning leverandørens fagkunnskap og erfaring. Det fordi leverandøren skal være både en rådgiver og en pådriver for ditt selskap, og kunne støtte opp om implementeringen med god fagkunnskap og kunnskap om beste praksis. Det å få god hjelp (og ikke minst riktig hjelp) når du trenger det bør være en suksessfaktor i evalueringsprosessen.
En måte å vurdere leverandørens erfaring og kunnskaper på er å sjekke ut deres kundereferanser eller supportside. Ikke nøl med å ta kontakt med kundene for å høre hva de synes. Du kan også spørre leverandøren om de kan skissere opp et forslag til hvordan de mener de kan hjelpe dere med å nå deres mål med BI-plattformen.
7. Muligheten til å brukes på mobil
Vi blir stadig mer mobile og forventer at løsninger skal fungere like godt på mobil, fordi vi ønsker å ta informerte beslutninger raskt. Et mobilt BI-verktøy er en enkel og kraftfull måte å holde alle påkoblet, samt gjøre analyseløsningen tilgjengelig for alle akkurat når de trenger det. Enten du er ute av kontoret, på reise eller på toget til jobb, så kan et mobiltilpasset BI-verktøy gi deg tilgang til informasjon nesten hvor som helst.
Stadig flere BI-leverandører tilbyr tilpassede mobile løsninger, men når du skal velge ditt verktøy bør du sørge for at de tilbyr de funksjonene som er nødvendig for at dere skal lykkes.
Oppsummering
I denne artikkelen har vi tatt for oss noen faktorer som er viktig i vurderingen av BI-verktøy. Det finnes så klart enda flere faktorer man kan ta hensyn til. Det viktigste er å ta deres behov til betraktning når du skal gjøre en vurdering. I twoday anbefaler vi å velge ut en dedikert person eller et team som skal være “superbrukere” i BI-verktøyet. Denne personen eller teamet vil fungere som en driver i prosjektet.
twoday kan hjelpe deg med vurderingsprosessen og med å definere deres behov. Vi tilbyr rådgivningstjenester, forprosjekt, utvikling, design, forvaltning og support innenfor Business Intelligence.