Skip to content

ISS sparer hundrevis av arbeidstimer ved å modernisere sin dataplattform og kunderapportering

Kunde: ISS

Industri: Facility Management

Leveranse: Microsoft Fabric

 

ISS har tatt et betydelig steg fremover ved å modernisere sin kunderapportering og dataplattform. Med hjelp deres mangeårige partner twoday og kraften i Microsoft Fabric, har ISS erstattet utdaterte, manuelle prosesser med en automatisert løsning i sanntid.

twoday-ISS-referanse

ISS er et ledende selskap innen Facility Management. Selskapets kundekontrakter inkluderer KPI-er som overvåkes av kundene selv. Tidligere har hver kunde rapportert KPI-er på sin egen måte, uten noen standardisert prosess. Å sette sammen rapporter krevde mye manuelt arbeid, og målet var å gå bort fra dette og over til sanntids og automatisert rapportering.

Rapporteringsmetoden var fragmentert og utdatert, og målet var å bringe rapporteringen inn i 2020-tallet ved hjelp av Microsoft Fabric, i samarbeid med twoday.

Lassi Lapinmäki, Head of Business Operations IT i ISS og prosjektleder for initiativet, forteller at prosjektets mål var å spare ansattes tid ved å effektivisere prosessen for innsamling av måledata og oppbygging av rapporter.

Første steg i fornyelsen av rapporteringen var å fokusere på kunderapporter for en stor industrikunde. Løsningen som ble utviklet fungerer nå som en standardisert rapporteringsmodell som kan skaleres for å dekke alle ISS-kunder og nøkkelkunder, samtidig som den er fleksibel nok til å tilpasses kundespesifikke behov.

«Målet vårt var å gi kunden innsikt i arbeidet som utføres for dem og hva som driver kostnadene deres. Det finnes et lignende behov for denne typen rapporteringsløsning blant våre andre kunder, og vi vil fortsette arbeidet med å tilby tilsvarende rapporter til alle våre største kunder. Dette prosjektet fungerte som en slags pilot, gjennomført iterativt og med læring som mål — og disse erfaringene tar vi med oss inn i neste fase av initiativet,» sier Lapinmäki.

twoday

Fokus på konfidensialitet og sikkerhet

Datamengden og hvor dataene befant seg, la til en ekstra dimensjon i prosjektet. En av de største utfordringene var å håndtere dataene til en stor organisasjon som ISS, spesielt når dataene også kommer fra kundenes egne systemer.

«Vi jobber i grensesnittet mellom kundens systemer og fysisk ute hos kunden. Når data kommer både fra våre og kundens systemer, må vi sikre at vi ikke dupliserer informasjon i rapportene. Samtidig kan kundene være ganske spesifikke på hva vi får lov til å integrere i deres systemer.»

«Når man jobber i kundens lokaler og med deres systemer, er det viktig å ta hensyn til konfidensialitet og sikkerhet, og forstå at vi ikke bare håndterer våre egne data – selv om det er relatert til vår virksomhet. Det måtte vi ta hensyn til både når vi bygde systemene og i det daglige arbeidet,» sier Lapinmäki.

«Jeg kan på det varmeste anbefale å jobbe med twoday. Fra vårt ståsted har deres iterative og pragmatiske tilnærming vært avgjørende for prosjektets suksess.»

Lassi Lapinmäki
Head of Business Operations IT at ISS

Resultater: Det nye rapporteringsverktøyet gir store besparelser og forenkler arbeidet

Rapporteringsløsningens arkitektur ble bygget på Microsoft Fabric, og dataene i ISS sine systemer ble flyttet til skyen i Fabric. I tillegg ble det utviklet en Power Apps-løsning for å hente inn data fra kundens systemer og overføre dem til Microsoft Fabric. Dette var en måte å håndtere fragmenterte datakilder på, ettersom automatiserte integrasjoner med kundesystemer lå utenfor prosjektets omfang.

«I Fabric orkestrerte vi dataene og transformerte dem til riktig hierarki, klart for rapportering. Oppå dette bygget vi en rapporteringsløsning i Power BI, der måleparametrene som er avtalt med kunden presenteres i et visuelt format. Vi laget en 360-graders visning for å sikre transparent, sanntids og konsistent rapportering,» sier Lapinmäki.

Rapportene dekker områder som eiendomsdrift, tjenestekvalitet og HMS. Sammenlignet med den tidligere rapporteringsmetoden gir det nye systemet bedre tilgang til fakturadata, mål og målsetting, samt trender – noe som gjør det enkelt å gi kundene prognoser. Det nye systemet vil også gjøre det mulig for ISS-kunder å få tilgang til rapporteringsportalen etter eget behov.

«Det nye systemet har tatt rapporteringen inn i 2020-tallet. Det er en stor forbedring for oss å kunne vise kundene trender: hvor vi har vært, hvor vi er på vei, og sammenligne det med tidligere perioder. Vi har også gjort mål og måloppnåelse synlig, og det er nå mulig å følge utviklingen mot disse. Selvfølgelig har vi fulgt opp mål tidligere, men det har ikke vært like visuelt lettfattelig,» sier Lapinmäki.

ISS har beregnet at det nye systemet i beste fall vil spare kundekontaktene i ISS omtrent én arbeidsdag per måned, og tjenesteorganisasjonen i ISS flere hundre arbeidstimer per år.

«Kundene våre har også vært fornøyd med rapporteringsløsningen, og transparensen i deres retning har økt drastisk, ettersom de nå kan se arbeidet som er utført og fakturaene sine i vårt system. Vi håper dette vil øke kundenes engasjement, ettersom økt åpenhet også styrker tilliten,» sier Lapinmäki.

 

Smidig samarbeid med twoday

twoday ble valgt som leverandør av rapporteringsløsningen for ISS fordi vi har lang erfaring med å jobbe med ISS og deres data gjennom over ti år – blant annet fra et tidligere prosjekt med utvikling av et internt rapporteringsverktøy. Vår innsikt og kompetanse på Microsoft Fabric var også avgjørende for ISS.

«Våren 2024, da prosjektet startet, var Microsoft Fabric fortsatt en ny løsning som ikke alle leverandører tilbød. Vi og twoday delte en felles visjon om at Fabric kunne være fremtidens løsning for rapportering, og de hadde kompetansen som skulle til for å ta prosjektet i den retningen vi ønsket.»

«twoday stilte med et lite og dedikert team, og vi jobbet tett sammen på en iterativ og smidig måte. Fokus var på å få ting gjort, fremfor å bygge unødvendig byråkrati. Nøkkelen til suksess var å forstå dataene og vår bedrifts arkitektur, hierarkier og miljø,» sier Lapinmäki.

Selv om implementeringen har vært kompleks på grunn av ISS sin nøkkelkundes bedriftsstruktur og hierarki, og det har vært mye som måtte defineres underveis, har prosjektet holdt både tidsskjema og budsjett. ISS er svært fornøyd med prosjektet så langt, men ser allerede frem til neste fase – hvor rapporteringsløsningen skal gjøres tilgjengelig for flere kunder, og dermed gi betydelige kostnadsbesparelser i fremtiden.

Two people talking

Hybrid AI – Giving Machine Learning a Voice

Explore how hybrid AI combines machine learning and human reasoning to make technology smarter, more intuitive, and adaptable to real-world challenges. Learn how this innovation gives machine learning a voice and opens new possibilities for AI applications.

Read the story
twoday Göteborg - webres (13 of 146)

Innovating the Norwegian healthcare systems through data and technology

Twoday teamed up with the Norwegian Directorate of Health to revamp their digital platform, making it easier and more efficient to access health services. The new solution boosted usability and empowered data-driven decision-making, making healthcare services smoother for both citizens and professionals.

Read the story
twoday Göteborg - webres (102 of 146)

New data platform paves the way for Verdo's digitalization strategy

In collaboration with twoday, Verdo has developed a data platform where all data is collected and processed systematically across the large energy conglomerate in the short term.

Read the story